Pengertian dan Bagian Bagian Surat Resmi Dinas

Surat Resmi

A. Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di mata hukum.

Ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan kop suratapabiladikeluarkanorganisasi

2. Ada nomorsurat, lampiran, danperihal

3. Menggunakansalampembukadanpenutup yang lazim

4. Penggunaanragambahasaresmi

5. Menyertakan cap ataustempeldarilembagaresmi

6. Ada aturan format baku

B. Bagian-Bagian Surat Resmi

1) Kepala atau Kop Surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambing lembaga atau perusahaan, organisasi.
b. Nama lembaga/instansi, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
c. Alamat lembaga/instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

2) Fungsi Kepala Surat
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga.
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.

3) Nomor Surat

Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.

Penomoran surat itu berguna untuk:

a) Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan.

b) Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan.

c) Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.

d) Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat isesuaikan degan bentuk dan sistem penulisanya yaitu:

a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal.

b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

4) Tanggal Penulisan Surat

Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.

5) Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isis urat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

6) Hal atau Perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk member petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :

a) Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul.

b) Hal ditulis dengan huruf capital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil.

c) Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

7) Alamat Tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:

a) Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsure kemubaziran

b) Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” Dipakai untuk :

· Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.

· Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” Tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

c) Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” Hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.

Contoh 1)

Yth. Direktur Astri Budi Luhur

Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara

Jakarta Selatan

Contoh 2)

Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H. Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah

Jalan Menteng Raya No.62

Jakarta Pusat

Contoh 3)

PT Global Sarana Komputindo

JalanPemuda No. 55 Medan 15320

Sumatera Utara

d) Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.

e) Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.

f) Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugaspos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

8) Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuksurat-surat yang berisi berita.

9) Isi Surat

Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.

a) Bagian Pembuka

Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.

b) Bagian Inti

Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.

c) Bagian Penutup

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

10) Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

11) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam korespondensi Indonesia, penandatangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penandatangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penandatangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

12) Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

inilah informasi dari kami.